PDKS Nedir? Parmak İzi mi Kart mı? Seçerken 5 Önemli Nokta”

PDKS nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi, çalışanların işe ne zaman geldiğini, ne zaman çıktığını ve ay sonunda kaç saat çalıştığını kendisi tutan sistem demek. Defter, imza föyü ya da Excel’e elle yazılan kayıtların yerini cihaz ve yazılım alıyor.

Bu yazıda PDKS’nin nasıl çalıştığını, parmak izi, kart, yüz tanıma ve karekod ile mobil uygulama arasındaki farkı ve sistem seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

PDKS nedir, nasıl çalışır?

Çalışan işe gelince bir cihaza parmağını okutuyor, kartını tutuyor, yüzüne bakıyor ya da telefonundan karekodu okutuyor. Cihaz o anın tarih ve saatini kaydediyor, kayıtlar yazılıma aktarılıyor. Yazılım da bunlardan günlük, aylık ve kişi bazlı raporlar üretiyor.

Yani kim geldi, kim geç kaldı, kim izinli, kim fazla mesai yaptı soruları tek ekranda cevaplanıyor. Ay sonu puantaj hazırlamak için saatlerce kayıt karıştırmak gerekmiyor.

Parmak izi mi, kart mı, yüz tanıma mı?

En çok sorulan soru bu. Hepsinin artısı ve eksisi var:

• Parmak izi: Kişiye özel, başkası yerine okutulamaz. Ama parmakları çok kirlenen ya da yıpranan işlerde (atölye, inşaat, temizlik) okuma zorlaşabilir.
• Kart veya anahtarlık: Hızlı ve pratik, yoğun giriş saatlerinde sıra oluşturmaz. Dezavantajı, kartın bir arkadaşa verilip onun yerine okutulabilmesi.
• Yüz tanıma: Temas gerektirmez, hijyen açısından rahat. İş yerinin ışığına ve ortama göre başarımı değişebilir.
• Karekod ve mobil uygulama: Çalışan telefonundan karekodu okutarak ya da uygulamadan giriş-çıkış yapabiliyor. Ek cihaz gerekmediği için sahada, şantiyede ve uzaktan çalışanlar için pratik. Telefonun yanında olması ve doğrulama yöntemi gibi ayrıntılar seçilen yazılıma göre değişir.

Bizim tavsiyemiz önce çalışma ortamınıza bakmak. Ofiste genelde hepsi işe yarıyor, fabrikada ya da sahada kart daha sorunsuz çalışıyor.

KVKK tarafında nelere dikkat edilmeli?

Parmak izi ve yüz bilgisi biyometrik veri sayılıyor ve bunlar KVKK’da özel nitelikli kişisel veri sınıfında. Yani bu verileri toplayan işletme olarak sorumluluk size ait: verinin nasıl saklanacağını, kimlerin erişebileceğini ve çalışanların nasıl bilgilendirileceğini planlamanız gerekiyor.

Bu yüzden kart gibi daha az hassas bir yöntem de seçenekler arasında olmalı. Konunun hukuki tarafı için KVKK Kurumu’nun yayınlarına bakın ve bir hukukçuyla da konuşun. Biz teknik tarafta, verinin güvenli saklanması ve erişimin sınırlanması için yanınızdayız.

PDKS seçerken dikkat edilecek 5 nokta

1. Çalışan sayısı ve yoğunluk. Sabah aynı anda 50 kişi geliyorsa tek cihazda sıra oluşur. Kaç cihaz gerektiğini giriş saatlerine göre hesaplayın.
2. Vardiya düzeni. Vardiyalı çalışıyorsanız yazılım vardiya, tolerans ve fazla mesai kurallarını tanımlamaya izin vermeli.
3. Rapor ve bordro ihtiyacı. Muhasebeniz hangi raporu istiyor? Excel’e aktarma yeterli mi, kullandığınız bordro programıyla bağlantı gerekiyor mu, kurulumdan önce netleştirin.
4. Şube sayısı. Birden fazla lokasyon varsa kayıtların merkezde birleşmesi gerekir. Bu da ağ ve yazılım yapısını etkiler.
5. Veri güvenliği ve yedek. Çalışan kayıtları önemli veridir. Bilgisayar bozulunca ya da cihaz kaybolunca puantaj da gitmesin; yedekleme düzeni olmalı.

Doğru sistem için nereden başlamalı?

Cihaz modeline bakmadan önce çalışma düzeninizi yazın: kaç kişi, kaç vardiya, kaç şube, hangi raporlar. Bu cevaplar hangi sistemin uygun olduğunu zaten gösteriyor.

İzmit ve Kocaeli’ndeki işletmelere cihaz, yazılım ve personel tanımlamasını birlikte kuruyor, sonra da kullanım eğitimi ve destek veriyoruz. Detaylar için PDKS hizmet sayfamıza bakabilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz. Kurulumdan sonra düzenli kontrol için aylık bakım sözleşmesi de yapıyoruz.

PDKS nedir sorusunun kısa cevabı şu: kayıt tutmayı insana bırakmamak. Doğru kurulunca ay sonu da, geçmişe dönük anlaşmazlıklar da çok daha rahat yönetiliyor.